PRIVACY VERKLARING
(klik hier voor de Engelse vertaling)
Wij vinden uw privacy belangrijk. Als u uw gegevens op de website van TOS achterlaat, dan zullen wij uw gegevens uitsluitend verwerken in overeenstemming met dit privacy statement. TOS heeft haar systemen met grootst mogelijke zorgvuldigheid ingericht en beveiligd, waardoor de privacy van kandidaten, werknemers, relaties en andere bezoekers van de website van TOS gewaarborgd is, conform de vereisten die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) hieraan stelt.
TOS maakt gebruik van cookies en webstatistieken. De informatie, die wij hierdoor verkrijgen, geeft ons inzicht in hoe onze website wordt gebruikt. De informatie, die wij vanuit de cookies en webstatistics verkrijgen, zal ons niet in staat stellen om u te identificeren. De informatie gebruiken wij om onze website continu te blijven verbeteren. Meer informatie over ons cookiebeleid leest u hier.
TOS verzamelt daarnaast persoonsgegevens. Dit zijn de gegevens die u invult op onze website, zodra u een account aanmaakt, u zich inschrijft als kandidaat of als u solliciteert op een vacature.
Wij verwerken slechts de gegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening. Bij inschrijving verzamelen wij uw NAW gegevens, e-mailadres, telefoonnummer, geslacht, nationaliteit, geboortedatum en uw CV.
Indien u bij inschrijving ook uw paspoort, zeemansboekje, vaarbevoegdheid en/of overige certificaten/gegevens uploadt, dan zullen wij deze gegevens ook verwerken. Het is niet verplicht om in dit stadium deze aanvullende gegevens al aan ons te verstrekken. Wel helpt het ons om beter te beoordelen of wij voor u een geschikte vacature hebben. Op het moment dat u daadwerkelijk voor TOS zult gaan werken bij één van onze klanten, dan verwerken wij uw paspoort, pasfoto, BSN, eventuele werk- en/of verblijfsvergunning en overige gegevens die gerelateerd zijn aan onze personeels-, salaris- en verzuimregistratie. Door het ondertekenen van uw arbeidsovereenkomst geeft u hier toestemming voor. TOS heeft als werkgever immers wettelijke verplichtingen omtrent het in haar administratie houden van bepaalde gegevens.
TOS deelt een beperkt aantal van uw gegevens met andere TOS entiteiten, opdrachtgevers, overheidsinstanties, auditinstanties en eventueel met leveranciers (zoals softwareleveranciers, verzekeraars of opleidingsinstituten). De verstrekking van uw gegevens zal altijd in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), geldend vanaf 25 mei 2018, geschieden en zal derhalve slechts geschieden, indien er sprake is van uw toestemming, een gerechtvaardigd belang, een wettelijke verplichting en/of uitvoering van een instructie van een overheidsorgaan.
Wij bewaren uw gegevens tot twee jaar na het einde van uw dienstverband. Jaarlijks krijgt u een (elektronisch) bericht van ons waarin wij u eraan herinneren, dat u bij ons staat ingeschreven. U kunt op dat moment indien gewenst aangeven, dat u verwijderd wilt worden uit onze database. Na twee jaar vragen wij u om toestemming om uw gegevens nog langer te bewaren. Bepaalde gegevens ten behoeve van bijvoorbeeld het afhandelen van (verzekerings-)claims, juridische procedures, audits, fiscale of andere wettelijke verplichtingen bewaren wij langer (vijf tot zeven jaar).
De gegevens van onze sollicitanten bewaren wij vier weken, gerekend vanaf de datum van inschrijving, tenzij wij toestemming hebben verkregen van de sollicitant om deze gegevens langer te bewaren. Wij volgen hiervoor een gelijke procedure als hierboven beschreven.
TOS bewaart tevens persoonlijke gegevens van contactpersonen van zakelijke relaties, zoals medewerkers van klanten, leveranciers, verkopers of overheidsinstanties waarmee TOS zaken doet. Wij verwerken slechts de gegevens, die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening. Wij verwerken met name de namen, contactgegevens en functies van onze contactpersonen.
Alle bij TOS geregistreerde personen hebben te allen tijde het recht tot inzage, wijziging en verwijdering van hun gegevens. Mocht u inzage willen, uw gegevens willen wijzigen of verwijderen dan kunt u contact opnemen met uw contactpersoon bij TOS.
TOS blijft zich ontwikkelen en zal er dan ook continu alles aan doen om de beveiliging van persoonsgegevens te optimaliseren. TOS werkt met een informatiebeveiligingsbeleid en heeft, rekening houdend met de laatste stand van de techniek, fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen getroffen om onrechtmatig gebruik van persoonlijke gegevens te voorkomen. Deze maatregelen worden regelmatig geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd.
Werknemers van TOS die toegang hebben tot uw persoonsgegevens en eventuele verzuimgegevens, zijn gehouden aan een geheimhoudingsbeding met boeteclausule.
Mocht u vragen, opmerkingen of klachten hebben met betrekking tot de bescherming of verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met onze Legal Department of met uw vaste contactpersoon bij TOS. Indien u vermoedt of zeker weet dat er sprake is van een datalek, dan verzoeken wij u dit direct bij TOS te melden via telefoonnummer +31 10 436 62 93, vraagt u hierbij naar de Legal Department van TOS.
Dit privacy statement is met grootst mogelijke zorgvuldigheid opgesteld, echter kan TOS niet te allen tijde garanderen dat de inhoud ervan nog correct en actueel is. Dit privacy statement is opgesteld in januari 2017, vernieuwd in februari 2018 en geactualiseerd in mei 2018.